Tajemnicą przedsiębiorstwa są pewne szczególne dane, różne w zależności od prowadzonej działalności. Co do zasady są to wszelkie informacje techniczne, technologiczne i organizacyjne oraz inne informacje mające wartość gospodarczą. Jednocześnie muszą to być informacje, które nie są łatwo i powszechnie dostępne dla innych osób, które zajmują się tym rodzajem działalności gospodarczej. Muszą to być też dane, wobec których podmiot, który je kontroluje, czyli w naszym przypadku restaurator, podjął działania w celu zachowania ich poufności. Wszystkie te przesłanki muszą zostać spełnione łącznie i jednocześnie. W innym wypadku nie można mówić o tajemnicy przedsiębiorstwa.
Odnosząc się do konkretnych przykładów, w przypadku restauracji mogą to być np.:
1) dane dotyczące dostawców,
2) dane dotyczące używanych produktów,
3) dane dotyczące stosowanych receptur,
4) lista klientów,
5) wszelkie dane dotyczące zawieranych umów,
6) warunki zatrudnienia personelu,
7) dane dotyczące prowadzonych przez nas sporów,
8) dane dotyczące potrzeb gości,
9) dane dotyczące złożonych ofert,
10) dane dotyczące prowadzonych negocjacji,
11) dane dotyczące reklamy i marketingu,
12) plany rozwoju restauracji.
Jest to katalog jedynie przykładowy i otwarty.
Zagrożenia dla tajemnicy
Zagrożenie dla strzeżonej przez nas tajemnicy może przyjść z wielu stron. Przede wszystkim może to być działanie jednego z pracowników lub współpracowników. Kucharz, kelner, menadżer a także każda inna osoba z którą współpracujemy poznaje w sposób zupełnie naturalny wiele tajników naszej działalności. Innym zagrożeniem może być nasz dostawca lub informatyk czy inny kontrahent. Wreszcie zagrożenie możemy stanowić my sami. Jeżeli nie podejmiemy odpowiednich działań uprzedzających w celu ochrony tajemnicy w restauracji to nie będzie nam ona przysługiwać.
Ochrona tajemnicy w restauracji – pracownicy
Umowa o pracę jest główną podstawą zatrudniania w restauracji. Poprzez jej zawarcie restaurator zobowiązuje się do wypłaty wynagrodzenia a pracownik do świadczenia pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Dla restauratora kluczowa jest kwestia podległości pracownika i kontroli nad jego pracą, która pochodzi z uprawnień kierowniczych pracodawcy.
Nasz stosunek prawny z pracownikiem podlega regulacjom kodeksu pracy, niezależnie od zawartości umowy podpisanej z pracownikiem. Na mocy przepisów kodeksu pracy każdy pracownik ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Także wtedy, gdy my jako pracodawca nie do końca zdajemy sobie z tego sprawę. Obowiązek ten jest aktualny przez cały okres trwania stosunku pracy. Także po ustaniu stosunku pracy pracownik nie może ujawniać, wykorzystywać lub pozyskiwać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa byłego pracodawcy, gdyż popełnia wtedy czyn nieuczciwej konkurencji.
Zakres obowiązku zachowania poufności
Mimo nałożonego na pracownika obowiązku zachowania tajemnicy, nie możemy polegać tylko na odgórnym zapisie kodeksu. W naszym interesie jest dołożenie wszelkich starań w celu umocnienia obowiązku oraz uświadomieniu go pracownikom.
Przede wszystkim to restaurator decyduje samodzielnie, które informacje są dla niego szczególnie ważne i objęte ochroną tajemnicy w restauracji. Pracownika musimy zapoznać z naszym wyborem. Jedynie wobec pracownika, którego poinformowaliśmy o zakresie tajemnicy możemy wyciągać ewentualne konsekwencje.
Możemy zawrzeć katalog informacji podlegających tajemnicy w umowie o prace, w obwieszczeniu czy też w regulaminie pracy. Wybór sposobu poinformowania jest całkowicie dowolny, może być to nawet informacja ustna. W przypadku ewentualnego sporu musimy jednak dysponować dowodami, warto więc zdecydować się na formę pisemną. Możemy również dodatkowo podpisać z pracownikiem umowę o zachowaniu określonych informacji w tajemnicy.
Odpowiedzialność pracownika za naruszenie tajemnicy restauracji
Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony tajemnicy w restauracji to pracownik może ponieść konsekwencje. Aby jednak do nich doszło konieczne jest uznanie przez pracodawcę, że działanie pracownika mogło spowodować szkodę. Przy czym warto zaznaczyć, że ostatecznie nie musi dojść do wyrządzenia rzeczywistej szkody. Ważna jest samo wystąpienie stanu zagrożenia wywołane czynem pracownika.
W przypadku naruszenia ochrony tajemnicy w restauracji pracodawca ma prawo wypowiedzieć umowę o pracę zawartą z pracownikiem. Podstawowym trybem będzie wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Możliwe jest jednak także tzw. zwolnienie dyscyplinarne, czyli bez zachowania okresu wypowiedzenia. Decydując się na nie musimy jednak udowodnić, że pracownik naruszył swój obowiązek w sposób ciężki, celowy i w pełni świadomy albo też dopuścił się wyjątkowo poważnego, rażącego niedbalstwa podczas wykonywania pracy.
Od pracownika, z winy którego doszło do naruszenia ochrony tajemnicy w restauracji, możemy domagać się również odszkodowania, przy czym musimy udowodnić poniesioną przez nas szkodę. Odszkodowanie nie może być też większe niż trzykrotność wynagrodzenia tego pracownika. Wyjątkiem jest sytuacja, w której udowodnimy w sposób niebudzący wątpliwości, że pracownik działał umyślnie – wtedy możemy domagać się odszkodowania w wysokości odpowiadającej całkowicie wyrządzonej szkodzie.
Ochrona tajemnicy restauracji – współpracownicy
Umowa o pracę nie jest jedyną formą zatrudniania jaką stosują restauratorzy. Umowy cywilnoprawne często odpowiadają o wiele bardziej stronom i ich rzeczywistym stosunkom. Umowa o świadczenie usług, umowa zlecenie czy umowa o dzieło mogą być dobrą podstawą współpracy z managerem, prawnikiem, księgowym czy informatykiem. Podobnie jak umowa o pracę, dopuszczają one wykonawców do ogromnej ilości tajemnic restauracji. Same w sobie nie są jednak wyposażone w odpowiednie mechanizmy na mocy przepisów kodeksu cywilnego.
Zasada swobody umów pozwala nam jednak elastycznie modyfikować zdecydowaną większość treści umowy, w tym wprowadzić klauzulę o zachowaniu poufności. Popularnie nazywana jest skrótowo NDA lub CDA od angielskich nazw non-disclosure agreement oraz confidential disclosure agreement.
Klauzula o zachowaniu poufności
Klauzulę o zachowaniu poufności można wprowadzić do pierwotnej umowy cywilnoprawnej łączącej strony. Może mieć ona także postać odrębnej umowy. Można zawrzeć ją co do zasady na każdym etapie współpracy, a nawet po jej zakończeniu. Nie ma przeszkód do zawarcia jej także z pracownikiem, o czym już wspomniałam.
Należy pamiętać jednak, że jest to pewien dodatkowy element łączącego strony stosunku prawnego. W związku z tym, najlepszym wyjściem jest zawarcie jej razem z umową główną. Nie możemy mieć przecież pewności, że współpracownik zgodzi się na jej podpisanie na późniejszym etapie. Powinna być indywidualnie dopasowana do profilu naszej działalności oraz usług świadczonych przez współpracownika.
Czas trwania umowy możemy w zasadzie określić dowolnie. Tajemnica restauracji trwa bowiem bezterminowo do momentu, w którym informacja przestanie być poufna albo przestanie mieć dla nas znaczenie gospodarcze. Informacja traci status poufnej przy jej ujawnieniu. Nie ma znaczenia czy dokonamy tego my, nasz pracownik czy jakakolwiek inna osoba.
Zakres ochrony
Punktem wyjściowym umowy jest określenie zakresu ochrony. Należy dokładnie wskazać jakie informacje stanowią dla nas tajemnicę przedsiębiorstwa. To właśnie tych informacji będzie dotyczyć ochrona, więc musimy wykazać się tu przewidywalnością i zapobiegawczością. Jest to podstawowy element, nad którym musimy zastanowić się najbardziej. Aspekty tajemnicy, które pominiemy, nawet jeżeli są dla nas bardzo ważne, nie będzie podlegać ochronie tajemnicy w ramach umowy.
Sposób postępowania z informacjami
W umowie możemy wskazać, jakie środki bezpieczeństwa ma podjąć współpracownik, aby we właściwy sposób zabezpieczyć nasze tajemnice. Możemy zastrzec między innymi: obowiązek zawierania umów o zachowaniu poufności, wprowadzanie haseł, monitoring, ograniczenia dostępu do danych przez osoby trzecie, zabezpieczenia dokumentów, obowiązek niszczenia zbędnych dokumentów, trwałego usuwania danych lub niszczenia nośników danych itd.
Kary umowne
Każda umowa lub klauzula o zachowaniu poufności powinna zawierać kary umowne. Jest to nasza podstawowa obrona przed naruszeniami. Za każde naruszenie wskazanej w umowie tajemnicy restauracji lub niewłaściwe postępowaniem względem informacji stanowiących tajemnicę należy wskazać odpowiednio wysoką karę, jaką współpracownik musi zapłacić. Zapłata kary umownej wynika z samego tylko faktu naruszenia tajemnicy. Nie musimy przy jej żądaniu udowadniać żadnych innych okoliczności np. woli i zamiaru strony, kwestii umyślności działania czy wysokości, a nawet istnienia szkody jaką ponieśliśmy w wyniku naruszenia tajemnicy. Kara umowna pełni też funkcję odstraszającą od naruszania tajemnic restauracji.
Warto wiedzieć, że mimo wprowadzenia kary umownej w określonej kwotowo wysokości, możliwe jest zawarcie dodatkowego postanowienia, które pozwoli nam na dochodzenie odszkodowania przewyższającego karę umowną. W takim wypadku będziemy jednak musieli udowodnić wysokość poniesionej przez nas szkody.
Reasumując, warto zabezpieczyć się przed utratą kontroli nad ważnymi dla nas informacjami. Niestety dość często pojawiają się pracownicy czy też współpracownicy, który po zakończeniu z nami współpracy „wynoszą” ważne dla nas dane i tajemnicy do nowego miejsca z pracy ze szkodą dla nas.
Autorką tekstu jest radca prawny Edyta Duchnowska. Zawodowo od 10 lat zajmuje się doradztwem na rzecz przedsiębiorców, w szczególności w dziedzinie prawa własności intelektualnej. Z biegiem lat, w ramach własnej działalności gospodarczej prowadzonej ze wsparciem młodych adeptów sztuki prawniczej oraz innych specjalistów, wprowadziła specjalizację związaną z obsługą branży HoReCa. Temu sektorowi poświęcony jest także jej autorski blog Prawo w Restauracji. Zawiera on m.in. przystępne omówienie zagadnień prawnych związanych z założeniem i dalszym funkcjonowaniem restauracji. Ponadto poruszane są tematy związane z wieloma dziedzinami prawa, w tym cywilnego, administracyjnego, budowlanego, podatkowego, a nawet karnego, które można napotkać na swojej drodze prowadząc lub planując prowadzenie restauracji. Czytelnicy bloga mogą również znaleźć aktualną prasówkę, z której można dowiedzieć się, co zmieniło się w prawie w zakresie dotyczącym branży HoReCa w minionym tygodniu.
4.5