Jak przeprowadzić skuteczną inwentaryzację?

0
286
Fot.: GoPOS



Koniec roku to czas podsumowań, także w gastronomii. Wielu właścicieli decyduje się wtedy na przeprowadzenie inwentaryzacji – najmniej lubianego i niechętnie wykonywanego procesu, niezależnie od prowadzonego biznesu. Jak usprawnić to zadanie i dobrze wykorzystać dostępne i dedykowane mu narzędzia?

Dlaczego nie można pomijać inwentaryzacji?
Inwentaryzacja ma dwa zasadnicze cele: wskazuje rzeczywistą ilość produktów w magazynach, a pozyskane w ten sposób dane realnie wpływają na nasz dochód oraz zysk i pozwalają skutecznie go zwiększać. Niestety, wielu restauratorów, stając przed wyzwaniem całego procesu szybko się zniechęca. Jest tak zwłaszcza przez wciąż powszechne przestarzałe metody obliczania i sprawdzania dostępnych zapasów. Na rynku istnieją jednak obecnie narzędzia, które pozwalają go usprawnić. Dobra inwentaryzacja powinna być przeprowadzana przynajmniej raz na miesiąc, a w przypadku barów – raz na tydzień, a niekiedy nawet codziennie. W ten sposób jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować wszelkie nieprawidłowości, a w ich przypadku od razu interweniować, wprowadzając odpowiednie korekty i zmiany.

Warto co jakiś czas przeprowadzać także inwentaryzację z zaskoczenia, o której nie poinformujemy naszych współpracowników. Takie działanie pozwoli wykryć wszystkie nadużycia czy kradzieże, które często mają miejsce w gastronomii. Zdarza się bowiem, że pracownicy nie zamykają stolików po obsłużeniu danego klienta i “pracują” dalej na jednym otwartym rachunku, a w ten sposób, w ciągu jednego dnia, może przejść nawet kilka zamówień. Gościom natomiast drukują tzw. przedrachunek, który następnie anulują. Niezapowiedziane inwentaryzacje pozwalają szybko wykryć tego typu sytuacje i od razu wdrożyć odpowiednie działania. Warto przeprowadzać także wyrywkowy spis dla wybranych surowców w celu sprawdzenia, czy nowe receptury lub nowi pracownicy prawidłowo je zużywają.

Fot.: GoPOS

Co pozwala monitorować regularna i dobrze prowadzona inwentaryzacja?
Inwentaryzacja jest nieodłącznym elementem cyklu życia gastronomii, a jej regularne przeprowadzanie pozwala uzyskać wiele przydatnych danych. Dzięki niej możemy sprawdzić:
– poprawność przygotowywanych receptur i wykorzystania składników przez kucharzy
– dokładny foodcost czy beverage cost menu
– wszelkie braki, wynikające z kradzieży lub złego wykorzystania towaru
– bieżące stany magazynowe, a przez to – dokonywać wydajniejsze zakupy.

Narzędzia dostępne na rynku
Dostępne na rynku rozwiązania informatyczne pomagają w usprawnieniu inwentaryzacji. Automatyzacja całego procesu to przede wszystkim szansa na dużą oszczędność czasu, nawet o 67%, ale też redukcję wielu błędów, które przy tradycyjnych – ręcznych – metodach stanowiły źródło niepotrzebnych niejasności. Aplikacja do inwentaryzacji umożliwia przeprowadzanie całego procesu za pomocą telefonu komórkowego, kodów kreskowych i wagi. To szczególnie przydatny sposób podczas sprawdzania ilości alkoholi. Dotychczas główną metodą do przeprowadzania remanentu w ich przypadku, było korzystanie z pasków miarowych lub miarek barmańskich, co często wskazywało nieprecyzyjne wartości. Waga natomiast automatycznie przeliczy zawartość butelek na pojemność w litrach i wskaże dokładną wartość liczonych produktów.

Ręczne liczenie pozycji przy pomocy kartki i ołówka to gwarancja pomyłek. W ten sposób łatwo wpaść w rutynę, a przez to – omyłkowo wpisać poszczególne dane. System inwentaryzacyjny pozwala zredukować 99% błędów. Dzięki danym przechowywanym w bezpiecznej chmurze i dokładności dostępnych metod inwentaryzacyjnych możemy mieć pewność, że wszystkie produkty zostaną przeliczone z precyzją, a sami nie pogubimy się w stercie dokumentów i faktur.

Aby minimalizować swoje straty, warto kontrolować ilość produktów i stany magazynowe w sposób ciągły, nie tylko przy okazji cyklicznego remanentu. Takie działanie może pomóc nam skutecznie eliminować nieprzynoszące zysku towary, kontrolować braki i uzupełniać je zawsze na czas. W bieżącym monitorowaniu magazynów pomogą systemy jak GoStock. Dzięki temu dostęp do wszystkich potrzebnych danych – faktur i dokumentów dostaw – możemy uzyskać z dowolnego urządzenia osobistego, jak i miejsca, także poza lokalem. Więcej o systemie magazynowym można dowiedzieć się, odwiedzając stronę internetową.

Fot.: GoPOS

Inwentaryzacja, choć żmudna i pracochłonna, jest nieuniknionym i bardzo potrzebnym działaniem w każdym lokalu gastronomicznym. Regularnie przeprowadzana pozwala zwiększać poziom zysków i skutecznie kontrolować stany magazynowe. Aby cały proces mógł przebiegać szybko i przynosić precyzyjne i wartościowe dane na temat ilości naszych produktów, warto korzystać z dostępnych narzędzi, umożliwiających jego automatyzację, a właścicielom ułatwiając to trudne zadanie. Więcej informacji o aplikacji do inwentaryzacji można znaleźć na naszej stronie internetowej.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.