W czasie konferencji Gastro Meeting w dniu 20 maja 2019 r. zaprezentowaliśmy jeden z ważniejszych aspektów dotyczących zatrudniania pracowników. W dzisiejszym poście chcielibyśmy przedstawić podsumowanie najważniejszych informacji, które obejmowała prezentacja adwokata Mikołaja Ostrowskiego.
Rozważając problemy związane ze zwolnieniem pracownika należy zwrócić uwagę, że sposoby działania zależą w szczególności od umowy, jaka została zawarta z pracownikiem. Czy mamy do czynienia z umową zlecenia czy też umową o pracę. Należy również podkreślić, że polskie sądy niejednokrotnie uznawały umowy zlecenia zawierane w branży gastronomicznej jako umowy o pracę (w szczególności dotyczyło to kelnerów oraz pracowników recepcji).
Umowa zlecenie a umowa o pracę
Istnieją jednak sposoby, aby uniknąć uznania umów zlecenia za umowy o pracę. W tym celu należy przeanalizować wszystkie różnice pomiędzy wskazanymi umowami i sformułować umowę zlecenia w taki sposób, aby kluczowe regulacje odnosiły się bezpośrednio do cech charakterystycznych dla umów zlecenia. Takimi okolicznościami m.in. jest:
1. zlecenie nie musi być wykonywane osobiście;
2. większa swoboda zleceniobiorcy w zakresie wykonywania poleceń;
3. nie ma obowiązku ustalenia w umowie dla zleceniobiorcy płatnego urlopu, przerw w pracy;
4. zleceniobiorca organizuje sobie sposób wykonywania zlecenia
Problemem w branży HoReCa w zakresie stosowanych umów zlecenia jest nadmierna podległość pracownika wobec pracodawcy (zleceniobiorcy wobec zleceniodawcy), konieczność sporządzania listy obecności, identyczny zakres obowiązków pracowników, jak i osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej, czy też odgórne ustalanie grafików przez menagera.
Aby skutecznie obronić zawieraną umowę jako umowę zlecenia należy przeprowadzić w pierwszej kolejności audyt umów zlecenia i pracę, a następnie wprowadzić rozwiązania odróżniające oba typy umów. Nie chodzi tutaj tylko o różnice „na papierze”, ale wprowadzenie faktycznych odmienności. Czasami należy rozpocząć od tak prozaicznych kwestii, jak unikanie w treści umów zlecenia sformułowania „pracownik”, czy też „miejsce pracy” lub „potwierdzenie wykonania pracy”.
Jak zwolnić pracownika?
Przy rozwiązaniu niektórych umów o pracę (np. zawartych na czas nieokreślony lub w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia), konieczne będzie wskazanie przyczyny zwolnienia pracownika, która musi być prawdziwa, konkretna i zrozumiała dla pracownika. W tym kontekście warto zastosować trzy mechanizmy, które pozwolą pracodawcy na obronę zwolnienia pracownika w sądzie pracy:
1. ustalenie w umowie o pracę, jakie obowiązki są obowiązkami podstawowymi pracownika oraz które zachowania kwalifikują do zwolnienia, np. pracownik zobowiązany jest do przychodzenia do pracy punktualnie, w czystym, schludnym ubiorze, obowiązek odpowiedniego zachowania wobec klientów;
2. stosowanie systemu kar porządkowych dla pracowników. W przypadku naruszenia któregokolwiek ze wspomnianych powyżej obowiązków, pracodawca może ukarać pracownika naganą lub upomnieniem. W przypadku ewentualnego sporu ze zwalnianym pracownikiem z całą pewnością pomoże, jeśli pokażemy w sądzie, że wydarzenie związane bezpośrednio w wypowiedzeniu nie jest jedynym naruszeniem umowy, którego dopuścił się pracownik. Pracownicy będą również wiedzieli, że naruszenie umowy i wynikającej z niej obowiązków jest karane, oceniane negatywnie przez pracodawcę;
3. wskazanie z wypowiedzeniu umowy o pracę konkretnych wydarzeń, które wpłynęły na rozwiązanie umowy. Rekomendujemy opisanie szczegółowych zdarzeń, które legły u podstaw zwolnienia.
Zwalniając pracownika należy przygotować plan działań i być świadomym zagrożeń, jakie się z tym wiążą:
1. przygotować plan przejściowy- kiedy zwolnić pracownika, czy zwolnić go od obowiązku wykonywania pracy (np. aby uniknąć konfliktowych sytuacji);
2. zaplanować zastępstwo wewnętrzne- czy mamy pracownika, który może zastąpić zwalnianą osobę w jej podstawowych obowiązkach? Ważne jest też, aby już wtedy (tj. podejmując decyzję o zwolnieniu), rozpocząć proces rekrutacyjny nowego pracownika. Należy przy tym pamiętać, że pracownik ten będzie musiał być wdrożony do pracy, nie od razu będzie w pełni samodzielny i prawdopodobnie nie będzie w stanie w pełni zastąpić zwalnianego pracownika;
3. rozmowa z pracownikiem- ważne jest przedstawienie najważniejsze informacji i przedstawienie wypowiedzenia pracownikowi. Pracownik winien podpisać to oświadczenie. Brak podpisu pracownika nie czyni wypowiedzenia nieskutecznym. Warto również przeprowadzić z pracownikiem rozmowę, w którym wskażemy powód zwolnienia (tożsamy z tym, który jest zawarty w wypowiedzeniu) w prostych zdaniach, a także wysłuchamy pracownika. Ze zwalnianym pracownikiem należy również omówić najważniejsze kwestie związane z zakończeniem współpracy, czyli:
a) okres wypowiedzenia;
b) urlop do wykorzystania;
c) obowiązek lub zwolnienie z wykonywania pracy w czasie okresu wypowiedzenia;
d) wynagrodzenie;
e) czas na poszukiwanie pracy;
f) przypomnienie o obowiązku zachowania poufności- czego dotyczył ten obowiązek (np. listy kontrahentów, dostawców, przepisów), czy też o ustalonym zakazie konkurencji.
W sprawie sądowej dotyczącej sporów o dyscyplinarne zwolnienie pracownika lub zwolnienie za wypowiedzeniem, to pracodawca będzie zobowiązany udowodnić, że przyczyna podana w wypowiedzeniu umowy była rzeczywista i prawdziwa. Prowadzenie sprawy sądowej jest długotrwałe oraz bywa stresujące dla pracodawców. Warto się zatem odpowiednio przygotować, aby minimalizować ewentualne spory ze zwalnianymi pracownikami lub zwiększać szanse na wygranie w sądzie.
