Zorganizowanie sprawnej komunikacji pomiędzy recepcją, a działem houskeepingu, niejednemu dyrektorowi czy kierownikowi tych działów spędza sen z oczu. Jeszcze w przypadku, kiedy wyjazdów i przyjazdów w danym dniu jest niewiele, da się to jakoś rozsądnie opanować. Jednak kiedy mamy dzień z wyjazdami i przyjazdami na cały obiekt, jest duża szansa, że pojawi się chaos. Czy istnieje sposób, aby zapanować nad statusami sprzątanych pokoi?
Komunikacja na linii recepcja – housekeeping
Można śmiało powiedzieć, że ile hoteli, tyle rozwiązań. W jednych recepcja kontaktuje się z housekeepingiem za pomocą telefonów lub SMSów, w innych z użyciem krótkofalówek, w jeszcze innych to przedstawiciel housekeepingu zagląda co jakiś czas do recepcji, informując o statusie sprzątania opuszczonych przez Gości pokoi i otrzymując w zamian informację o tym, jakie kolejne pokoje się zwolniły.
Często w takich sytuacjach pojawia się chaos i zamieszanie, a statusy pokoi są mylone lub źle wprowadzane. Podobnie jest zresztą w przypadku samych przygotowań do sprzątania. Najczęściej recepcja przygotowuje raport sprzątania pokoi w formie papierowej na nocnej zmianie, a to sprawia, że często nieuwzględniane są późniejsze zmiany, takie jak late checkout, czy przedłużenie pobytu.
Czy istnieje sposób, aby rozwiązać problem komunikacji między recepcją i housekeepingiem? Jak najbardziej – można do tego wykorzystać hotelowy PMS. Jednak nie wszystkie systemy mają możliwość korzystania z nich mobilnie (na telefonie komórkowym, czy tablecie), szybkiej zmiany statusów pokoi, czy sprawnego przekazywania informacji pomiędzy działami.
hotellion dla housekeepingu
Twórcy systemu PMS hotellion wzięli pod uwagę także i to zagadnienie. Pozwala na bieżąco planować, przeglądać i edytować informacje dotyczące sprzątania pobytowego południowego i wieczornego. Umożliwia zarówno ręczną, jak i automatyczną zmianę statusów pokoi, adekwatnie do bieżącej sytuacji.
Co więcej, system pozwala na generowanie tzw. raportu pokojowych, który zawiera wszelkie dane niezbędne do przygotowania pokoju przed przyjazdem gościa oraz w trakcie jego pobytu. Umożliwia też wprowadzanie własnych notatek, co pozwala usprawnić komunikację na linii recepcja – housekeeping. W przypadku wystąpienia usterek hotellion pozwala na szybkie oznaczanie pokoi jako out of order i out of service, a także na błyskawiczną identyfikację pokoi z takim statusem przez recepcję.
Ma także jeszcze jedną, bardzo przydatną funkcję – w kompleksowy sposób obsługuje sytuacje zagubienia w hotelu przedmiotów przez Gości. Ewidencjonuje informacje o zagubieniu/znalezieniu rzeczy przez Gościa, Pracownika recepcji lub działu Obsługi pięter, a także o wydaniu znalezionych przedmiotów.
Dzięki temu zarówno recepcja, jak i housekeeping bez problemu zapanują nad statusami sprzątanych pokoi.
hotellion to nowoczesny system PMS pozwalający na najbardziej wydajne zarządzanie hotelem. PMS Labs, twórca hotelliona, od 27 lat specjalizuje się w zwiększaniu wydajności i wyzwalaniu potencjału firm i hoteli poprzez zastosowanie rozwiązań informatycznych, które usprawniają zarówno zarządzanie, jak i codzienną pracę szeregowych pracowników. Firma ma za sobą setki wdrożeń, a dla dziesiątek firm stale korzysta z usługi wsparcia. Lista firm, dla których PMS Labs pracuje, obejmuje znane na całym świecie marki. Wdrożenia oparte są tylko i wyłącznie na własnych rozwiązaniach oraz solidnych i doświadczonych partnerach, oferujących najlepsze rozwiązania na rynku. hotellion to profesjonalny program do zarządzania hotelem powstały na bazie doświadczeń menedżerów pracujących w najlepszych polskich hotelach. Więcej informacji na www.hotellion.pl lub pod nr telefonu +48 32 279 22 50.
