[Raport] Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce w 2020 roku

0
109
Advertisement
Zapraszamy do zapoznania się z  9. już  edycją raportu, który co roku analizuje rynek obiektów konferencyjnych w Polsce. Jego celem jest dostarczenie rzetelnej wiedzy, która ma pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych. Skupia się na analizie kondycji obiektów konferencyjnych, na ich marketingu, charakterystyce klientów, finansach oraz prognozuje i wyznacza trendy. Obecna edycja jest wyjątkowa, tak jak czasy,  w których się znaleźliśmy, dlatego mamy nadzieję, że dane i wnioski płynące z badania pomogą sumiennie podsumować miniony czas i będą pomocne w nadchodzącym, trudnym, okresie.
Poprzednie edycje raportu obejmowały okres 12 miesięcy. W tym roku twórcy skupili się na pierwszym półroczu 2020 roku. Badanie zostało przeprowadzone za pomocą ankiety internetowej i było skierowane do obiektów posiadających przestrzeń szkoleniową lub konferencyjną. Swoimi doświadczeniami, przemyśleniami i danymi podzieliły się 172 obiekty.
Charakterystyka badanych obiektów
W badaniu wzięły udział hotele i obiekty konferencyjne głównie z województw: małopolskiego (16,07%), mazowieckiego (13,69%), pomorskiego (11,31%) i wielkopolskiego (9,52 %).
Jeśli chodzi o kategoryzację badanych obiektów – dane pochodziły od hoteli 4-gwiazdkowych (37,21%), hoteli 3-gwiazdkowych (33,72%), obiektów szkoleniowo-konferencyjnych bez bazy noclegowej (7,56%), innego typu obiektów (6,4%), pałaców/dworków/zamków (5,81%), hoteli 5-gwiazdkowych, przestrzeni szkoleniowo-konferencyjnej w biurowcach (3,49%), hoteli 2-gwiazdkowych (1,16%) oraz pensjonatów i zajazdów (0,58%).
W ankiecie najczęściej wypowiadały się obiekty posiadające: 3 sale (18,60%), 2 sale (14,53%), 5 sal (11,05%), 6 sal (10,47%), 4 i 7 sal (taka sama liczba głosów 8,14% ), 1 salę (4,65%).
Przy pytaniu o maksymalną pojemność sal szkoleniowo-konferencyjnych, respondenci najczęściej odpowiadali, że ich sale pomieszczą około 200 uczestników.
Ważną informacją jest również fakt, że 83,53% respondentów stanowiły obiekty niezrzeszone, czyli nie należące do żadnej sieci hotelowej.
Liczba szkoleń i konferencji
Dzięki odpowiedziom hotelarzy podsumowaliśmy liczbę szkoleń i konferencji, które odbyły się w okresie styczeń-czerwiec‘20. Należy podkreślić, że w badanym przedziale czasowym objęty jest też okres, w którym nie było lockdown’u, czyli w szczególności pierwsze miesiące roku tj. styczeń i luty.
Średni przychód netto z wydarzeń
W przypadku szkoleń, najczęściej wskazywano przedział 2-4 tys. zł (33,92%), a w przypadku konferencji 0-2 tys. zł (18,79%) oraz 10-20 tys. zł (18,79%). Zastanawiające jest to, dlaczego taki sam procent obiektów odnotował przychód zarówno na poziomie do 2 tys. zł, jak i na poziomie 10-20 tys. zł. Po głębszej analizie okazało się, że odpowiedziami na to pytanie jest standard i wielkość obiektu. Hotele***, mające 3 sale o maksymalnej pojemności do 50 osób, odnotowały ten mniejszy przychód. Natomiast hotele****, wyposażone w 6 sal o maksymalnej pojemności do 200 osób, pochwalić się mogły przychodem rzędu 10-20 tys. zł netto z pojedynczej konferencji.
Wiele osób zastanawiało się nad tym, jak bardzo spadł przychód z wynajmu powierzchni szkoleniowo-konferencyjnej w pierwszym półroczu tego roku. Z informacji płynących od obiektów konferencyjnych wynika, że średnio przychód spadł o 70% w porównaniu do tego samego okresu w roku poprzednim. Pocieszające jest jednak to, że 2% ankietowanych nie odnotowało spadku przychodu.
Wynajem sal był wstrzymany głównie przez okres narzucony przez rząd
73,26% ankietowanych miało zamknięte sale szkoleniowo-konferencyjne tylko przez okres narzucony przez rząd, 23,84% przez 3-4 miesiące, 1,74% w dniu badania nadal było zamkniętych, 0,58% planowało otworzyć swoje sale po nowym roku. 0,58% niestety zamknęło na stałe swoją działalność.
47% wydarzeń w pierwszym półroczu anulowano bez wyznaczenia nowego terminu
Kluczowe w planowaniu są dane historyczne, perspektywy i kontekst. Z danych zebranych od obiektów konferencyjnych wynika, że 8,54% wydarzeń odbyło się w terminie, 46,73% zostało odwołanych bez wyznaczenia nowego terminu, 21,90% zostało przeniesionych na drugą połowę roku, a 22,82% przesunięto na wiosnę 2021 r. Letnie miesiące (lipiec i sierpień) są zawsze miesiącami przestoju w organizacji szkoleń i konferencji, dlatego ogromne znacznie w podsumowaniu skutków pandemii COVID-19 w skali całego roku ma procent przesuniętych i wcześniej zaplanowanych wydarzeń, które się odbędą jesienią tego roku.
Strach uczestników jest największą przeszkodą w organizacji większej liczby wydarzeń
Co roku pytamy respondentów, co stanowi przeszkodę w niemożliwości organizowania większej liczby konferencji i szkoleń. W zeszłym roku największą przeszkodą była zbyt mała liczba sal (58,57%). W tym roku natomiast aż 94,77% ankietowanych, jako największą przeszkodę, wskazało strach uczestników eventów przed zakażeniem wirusem. To właśnie z tego powodu organizatorzy nie mogą organizować większej liczby konferencji – oczywiście pomijając ograniczenia narzucone przez rząd. Drugą najczęściej wskazywaną przeszkodą było zmniejszenie przez firmy środków na szkolenia pracowników (72,09%). 13,95% respondentów widzi przeszkodę we wstrzymanych budżetach na marketing zaplecza szkoleniowo-konferencyjnego.
Skuteczna promocja w Internecie
Aż 76,16% ankietowanych wskazało, że posiada aktywne profile na serwisach konferencyjnych, takich jak np. SaleBiznesowe.pl. 54,07% obiektów prowadzi działania w social mediach, ale (co ważne!) własnymi siłami. Większość respondentów nie korzysta z usług firm zewnętrznych do prowadzenia kampanii marketingowych w mediach społecznościowych. Robi to samodzielnie. 51,74% obiektów stosuje e-mail marketing, a 2,33% respondentów aktualnie nie promuje w ogóle swojej oferty konferencyjnej w Internecie.
Ranking serwisów konferencyjnych
W porównaniu do roku ubiegłego, pozycje najlepszych trzech serwisów konferencyjnych nie uległy zmianie i ranking kształtuje się następująco: 1. miejsce MojeKonferencje.pl (71,43%), 2. miejsce SaleBiznesowe.pl (41,60%), 3. miejsce Konferencje.pl (27,73%). Na czwartej i piątej pozycji nastąpiła zmiana w porównaniu do 2019 roku, a mianowicie 4. miejsce należy do serwisu MiejscaKonferencyjne.pl (26,26%), a 5. miejsce do serwisu SaleKonferencyjne.pl (23,33%).
Rekomendacje – najskuteczniejsze w promocji poza Internetem
79,27% hotelarzy wskazuje rekomendacje jako najskuteczniejsze działanie prowadzone offline. 71,34% wymienia aktywną sprzedaż, a 34,76% docenia pośredników, 26,22% stosuje programy lojalnościowe, 18,29% respondentów reklamuje się w prasie i stosuje Cold Calling. Ciekawą informacją jest też to, że aż 9,15% hotelarzy wysyła swoje oferty listownie, co w dzisiejszych czasach pokolenia digital może stanowić interesujący wyróżnik.
Rozważ stworzenie oferty streamingu konferencji online
Pytaliśmy hotelarzy o inwestycje w najbliższych 12 miesiącach. 36,97% nie zamierza inwestować w rozwój infrastruktury konferencyjnej w swoich obiektach. Z jednej strony jest to pewnie podyktowane awersją do ryzyka inwestycyjnego, związanego ze skutkami przewidywanej drugiej fali zachorowań na COVID-19 (opracowuję ten raport 15.09.2020 r.), a z drugiej strony – obiekty posiadają już wystarczające i rozbudowane zaplecze konferencyjne, które nie wymaga nakładów inwestycyjnych. 27,27% hotelarzy planuje zakup profesjonalnego sprzętu i środków do dezynfekcji. Ta mała liczba może świadczyć o tym, że obiekty posiadają już takie urządzenia, ponieważ kupili je przed wakacjami. 23,03% ankietowanych planuje zwiększyć środki na marketing w dotarciu do event managerów, a 22,42% planuje stworzyć ofertę streamingu konferencji online. Taka oferta wydaje się nabierać dużego znaczenia, ponieważ coraz częściej spotyka się eventy hybrydowe, czyli takie, w których część uczestników bierze udział w wydarzeniach stacjonarnie, a pozostali uczestnicy oglądają wydarzenia w czasie rzeczywistym, siedząc wygodnie w mieszkaniach, biurach czy kawiarenkach. Warto się nad tym poważnie zastanowić. Można albo zainwestować w profesjonalny sprzęt, np. kamery, mikrofony, bardzo szybkie łącze internetowe, oświetlenie, wygłuszenie, albo nawiązać współpracę z firmą zewnętrzną.
Potwierdzone szkolenia i konferencje w okresie 1.08.2020 r. – 31.05.2021 r.
Obiekty konferencyjne zadeklarowały, że mają średnio potwierdzonych 13 szkoleń oraz 7 konferencji. Aż 19,74% ankietowanych twierdzi, że ma zaplanowanych 0 szkoleń, a 26,66% nie ma ani jednej zakontraktowanej konferencji. Średnie są ważone, co przy takim udziale zerowej liczby szkoleń i konferencji mocno obniża ostateczny wynik. W odpowiedziach pojawiają się obiekty, które mają kilkadziesiąt zaplanowanych szkoleń lub konferencji, co daje nadzieję na całkiem niezły wynik. Warto wspomnieć, że badanie było prowadzone na przełomie lipca i sierpnia 2020 r., czyli w okresie sezonowej stagnacji w sektorze spotkań biznesowych, co może być dodatkowym czynnikiem wpływającym na ostateczny wynik. Hotelarze otrzymują średnio 4 zapytania tygodniowo (ok. 16 miesięcznie) o wynajem powierzchni szkoleniowo-konferencyjnych. Niestety w zeszłym roku nie badaliśmy tej zmiennej, więc nie możemy porównać danych i zestawić ich z danymi historycznymi.
Dywersyfikuj termin płatności
79,29% respondentów dzieli ryzyko płynności na siebie i klienta poprzez rozłożenie płatności na dwie części: zaliczka przed wydarzeniem, pozostała część po konferencji/szkoleniu. 30,77% ankietowanych wymaga 100% przedpłaty, co jest całkowicie niezgodne z oczekiwaniami organizatorów konferencji i szkoleń. Firmy oczekują elastycznych, często całkowicie bezkosztowych, anulacji eventów – na wypadek, gdyby zmuszeni byli odwołać organizowane wydarzenie. Dobrze jest znaleźć złoty środek. W przeciwnym wypadku firmy będą bały się wynajmować sale, jeśli całe ryzyko finansowe będzie ciążyć tylko na nich. 11,24% ankietowanych rozlicza się w 100% po wydarzeniu i udostępnia możliwość płatności odroczonej nawet o kilkadziesiąt dni.
Wizja przyszłości najbliższego roku
Bardzo trudne i osobiste pytanie. 62,13% hotelarzy uważa, że konferencje/szkolenia wrócą na wiosnę 2021 roku, 20,12% ankietowanych twierdzi, że wydarzenia będą odbywały się normalnie, ale w reżimie sanitarnym narzuconym przez rząd. Tylko 6,51% przewiduje, że liczba odbywających się szkoleń/konferencji spadnie do zera. 11,24% respondentów ma jeszcze inne zdanie.
Podsumowanie
Analizując pierwsze półrocze tego roku, mówiąc delikatnie… kolorowo nie było. Odwołano 47% wydarzeń, 45% przeniesiono, a przychód z konferencji i szkoleń spadł średnio o 70% w porównaniu do tego samego okresu z zeszłego roku. Obecnie największą przeszkodą w organizowaniu większej liczby szkoleń i konferencji jest strach uczestników przed zakażeniem koronawirusem SARS-CoV-2. W związku z tym, zarówno organizatorzy wydarzeń, jak i hotelarze, muszą zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa sanitarnego w obiektach i komunikować swoje działania w tym zakresie w przekazach marketingowych. Obserwując rosnącą popularność wydarzeń online, obiekty z zapleczem konferencyjnym powinny rozważyć stworzenie profesjonalnego streamingu online. Konferencje hybrydowe nabierają coraz większego znaczenia i wydają się być w tym momencie optymalnym rozwiązaniem. Aby zapewnić przychód z konferencji i szkoleń w przyszłym roku, nie można też zapominać o marketingu. 76% hotelarzy inwestuje w promocję na serwisach konferencyjnych i jednocześnie 79% opiera sprzedaż na rekomendacjach. Henry Ford mawiał “A man who stops advertising to save money is like a man who stops a clock to save time”. Warto wziąć sobie tę myśl do serca i zacząć planować przyszłość, nowe strategie, a także zweryfikować założenia i przygotować się na czasy, gdy kurz po pandemii COVID-19 opadnie.
Autor: Dariusz Ogrodnik, manager serwisu konferencyjnego SaleBiznesowe.pl

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.